Étude de cas
WMF a externalisé son contrôle des factures de fret à Solvares Logistics. L’entreprise a ainsi pu passer d’un contrôle des factures manuel, par sondage et purement tarifaire à une révision complète, tant sur le plan tarifaire que matériel. Les économies réalisées ont rapidement amorti l’externalisation. Mais les avantages de la collaboration vont bien au-delà.
WMF emploie environ 6 000 personnes sur 20 sites et dans 350 filiales à travers le monde. L’entreprise est présente avec ses produits dans plus de 120 pays. En même temps, en tant que filiale du groupe français SEB, WMF fait partie d’une équipe de plus de 30 000 employés dans le monde entier. Depuis 170 ans, les marques de WMF sont synonymes de la meilleure culture culinaire, de boisson et de repas.
Chaque jour, plusieurs centaines de millions de personnes dans le monde utilisent les produits de WMF, Silit et Kaiser pour préparer, cuisiner, manger, boire et faire de la pâtisserie chez eux. Ou bien ils savourent dans la gastronomie et l’hôtellerie des spécialités de café fraîchement préparées avec des produits des marques WMF Professional Coffee Machines, Schaerer ou Curtis. Et avec les produits des marques WMF Professional Hotel Equipment et Hepp, les plats leur sont servis avec style dans le secteur de la gastronomie et de l’hôtellerie.
Auparavant, seulement des sondages tarifaires
Chiara Utech est responsable de l’organisation de la gestion des transports au siège de Geislingen an der Steige. Elle décrit comment se présentait le contrôle des frets avant Solvares Logistics : « Avant de lancer le projet, un contrôle matériel n’était pas du tout possible. Cela signifie que nous pouvions certes vérifier si ce que nous avions convenu avec le prestataire de transport était correct, si la facturation était correcte. Mais nous n’avons pas vérifié : la prestation a-t-elle été réellement exécutée de cette manière par le prestataire ? »
Théoriquement, des prestations qui n’ont pas été fournies auraient donc pu être facturées. « Pour des raisons de capacité, nous avons effectué un contrôle purement tarifaire de dix pour cent de la facture totale », explique Chiara Utech. « Donc très peu par rapport à ce dont nous disposons maintenant : un contrôle matériel et tarifaire à cent pour cent, ce qui nous permet bien sûr d’économiser énormément de coûts et de rendre l’ensemble de l’activité beaucoup plus transparente pour nous. »
Le thème de « l’externalisation du contrôle des frets » a été lancé en 2019 avec un appel d’offres correspondant pour la prestation de services, comme c’est l’usage chez WMF. Il y avait encore quelques autres prestataires en lice, mais WMF a finalement opté pour Solvares Logistics. Ce qui a surtout convaincu les experts en logistique, ce sont les références positives. WMF s’est entretenu avec quelques clients qui étaient déjà suivis par Solvares Logistics. Un autre argument de vente unique du spécialiste de la gestion des transports, de la révision des frets et du conseil en logistique était « le contact direct avec une seule personne, un chef de projet. Nous nous sommes sentis très bien pris en charge dès le début. »
Avant le succès, il y a eu le travail sur les données
Après la décision en faveur de Solvares Logistics, un travail préparatoire intensif a d’abord été nécessaire. « Nous avons mis beaucoup de temps à préparer nos données d’expédition. » WMF a beaucoup profité de l’expérience et des conseils de Solvares Logistics. « Nous avons bénéficié d’un soutien permanent. Cela nous a beaucoup aidés de pouvoir utiliser le savoir-faire que Solvares Logistics a acquis dans d’autres projets, c’est-à-dire d’apprendre comment d’autres clients ont procédé dans de tels cas. »
Le coup d’envoi de la révision des frets par Solvares Logistics a eu lieu en juin 2021. Les différents prestataires ont été raccordés progressivement. Actuellement, neuf prestataires ont été convertis, c’est-à-dire toutes les entreprises de transport ou les transports routiers. La conversion des prestataires de services de colis est en cours.
Et voici à quoi ressemble le processus de révision des frets aujourd’hui : WMF livre dans le monde entier, ce qui signifie que Solvares Logistics contrôle aussi bien les frets nationaux qu’internationaux. La facturation s’effectue en partie de manière hebdomadaire, en partie toutes les deux semaines. Les factures parviennent directement à Solvares Logistics par PDF et par fichier CSV ou elles sont déposées, par exemple, sur un serveur SFTP et Solvares Logistics les extrait automatiquement de là.
Il en va de même pour les données d’expédition, qui sont mises à disposition par WMF à partir de son système ERP.
Solvares Logistics rassemble les données de facturation, d’expédition et de tarifs, et vérifie la conformité des factures sur le plan factuel et tarifaire. Au final, une comparaison théorique/réelle est générée : qu’est-ce qui a été facturé et qu’est-ce qui aurait dû être facturé selon les données de WMF ? Ce n’est qu’en cas d’ambiguïté que Solvares Logistics transmet la comparaison théorique/réelle à WMF.
Au début de la collaboration, c’était encore différent, car aucun cadre de tolérance n’avait été défini au départ. « Cela signifie que tout nous parvenait au début », explique Utech, « ce que j’ai personnellement trouvé très bien, car cela nous a permis d’avoir une perception très différente du processus, mais aussi de nos prestataires de services. Après un certain temps, nous avons convenu de tolérances, car nous n’avons bien sûr pas toujours des données de base correctes à 100 %, ce qui peut entraîner une différence entre la théorie et la pratique de la facturation. »
Ce qui doit être réclamé est clarifié directement par Solvares Logistics avec le prestataire de transport, WMF n’a plus à s’occuper elle-même de la gestion des réclamations. Un autre avantage pour WMF : « Non seulement le prix du fret en lui-même est indiqué, mais aussi chaque frais annexes », explique Utech. « Nous pouvons ainsi utiliser les données en conséquence, par exemple pour identifier des anomalies, c’est-à-dire quel frais annexe est facturé le plus souvent. » Ces connaissances sont notamment utiles pour les appels d’offres.
Une fois que tout est clarifié, le transfert automatique des données de Solvares Logistics vers WMF ou vers SAP a lieu, où le fichier de réservation est importé. Les efforts de vérification pour le
La gestion des transports a été réduite à la clarification occasionnelle de la comparaison théorique/réelle et aux éventuelles escalades. « Nous avons délibérément décidé : si nous procédons à une externalisation, nous le faisons à 100 %. »
Près de deux pour cent des coûts de fret économisés
Solvares Logistics établit un reporting mensuel, y compris les économies réalisées. De plus, WMF a la possibilité de faire établir des évaluations « sur demande », par exemple lors des phases de pointe des appels d’offres. Environ 2 000 factures ont été vérifiées à ce jour. Grâce à la révision des frets, près de deux pour cent des coûts de fret ont pu être économisés. Outre les économies de coûts, WMF a pu réduire considérablement les efforts internes grâce à l’externalisation.
Le bilan intermédiaire de Chiara Utech après la conversion de la majorité des prestataires de transport : « Solvares Logistics a tenu parole. La révision des frets s’est amortie rapidement comme promis. » S’ajoute à cela une facturation transparente et simple de la prestation de services, non pas sous la forme d’une commission proportionnelle aux économies, mais par le biais d’un forfait de services. « Nous trouvons cela vraiment très juste. Cette approche distingue également Solvares Logistics des autres prestataires de services et témoigne de sa qualité. »
Bien plus qu’une simple externalisation
Ce qui s’est également avéré payant dans le projet : miser sur un prestataire de services ayant une grande expérience dans la logistique des transports. L’apport de Solvares Logistics a conduit à une professionnalisation accrue de la gestion des transports chez WMF : « Solvares Logistics nous a aidés sur de nombreux points. Il y avait au moins un aspect que nous pouvions vraiment reconsidérer complètement pour chaque prestataire de transport », explique Utech. « On découvre des choses dont on pensait qu’elles fonctionnaient déjà bien, et on se rend alors compte : d’accord, il faut qu’on s’y remette. » La condition préalable est toutefois que toutes les parties s’assoient à une table. « Ici, nos prestataires de services ont également très bien joué le jeu », souligne Utech.
La valeur du projet va bien au-delà des économies de coûts. Chiara Utech : « L’aspect monétaire est bien sûr très intéressant. Mais le temps que nous gagnons et les connaissances que nous avons acquises, c’est énorme. Le savoir-faire de notre côté a augmenté et la transparence de notre gestion des transports s’est considérablement accrue. »
Outre la logistique, les achats et le controlling profitent également des évaluations et des connaissances issues de la révision des frets. D’une part, il est beaucoup plus facile d’estimer les coûts possibles à l’avance. D’autre part, il est plus facile de procéder à des délimitations et de constituer des provisions. Solvares Logistics fonctionne également ici comme une sorte de système d’alerte précoce et détecte les anomalies, par exemple lorsque des factures n’ont plus été reçues d’un prestataire de services pendant deux ou trois semaines.
Les prochaines étapes
Outre la conversion des prestataires de services de colis, WMF prévoit à l’avenir d’aligner également l’ensemble du domaine inbound sur Solvares Logistics. En effet, les frets entrants ne sont pas moins complexes. Le BillingPortal de Solvares Logistics devrait également être utilisé à l’avenir, un portail de médiation pour les notes de crédit et les factures entrantes, qui convient également aux rapports et aux statistiques. De plus, l’objectif est de mettre en place un cockpit des coûts de transport.
Le fait que ces étapes soient également couronnées de succès ne fait aucun doute après les expériences avec les experts de Solvares Logistics. « Si nous avions choisi un autre prestataire de services qui ne fait qu’une simple révision des frets, cela fonctionnerait peut-être. Mais pas avec cette interactivité. Malgré tous les efforts qu’un tel projet coûte bien sûr, il y avait toujours aussi la joie de travailler ensemble sur la question. La concertation permanente et le savoir-faire de Solvares Logistics ont vraiment été précieux. »