Case Study
WMF hat seine Frachtenüberprüfung an Solvares Logistics ausgelagert. Dem Unternehmen gelang so der Wechsel von einer manuellen, stichprobenartigen und rein tariflichen Rechnungsprüfung hin zu einer vollständigen tariflichen und sachlichen Revision. Durch die Kosteneinsparungen hat sich das Outsourcing schnell amortisiert. Doch der Gewinn der Zusammenarbeit geht weit darüber hinaus.
WMF beschäftigt weltweit an 20 Standorten und in 350 Filialen rund 6.000 Mitarbeiter:innen. Das Unternehmen ist mit seinen Produkten in über 120 Ländern vertreten. Gleichzeitig ist WMF als Tochterunternehmen der französischen Groupe SEB Teil eines Teams von mehr als 30.000 Mitarbeiter:innen weltweit. Seit 170 Jahren stehen die Marken der WMF für beste Koch-, Trink- und Esskultur.
Jeden Tag verwenden mehrere 100 Millionen Menschen weltweit die Produkte von WMF, Silit und Kaiser zum Zubereiten, Kochen, Essen, Trinken und Backen bei sich zu Hause. Oder sie genießen in der Gastronomie und Hotellerie Kaffeespezialitäten, die mit Produkten der Marken WMF Professional Coffee Machines, Schaerer oder Curtis frisch für sie zubereitet werden. Und mit den Produkten der Marken WMF Professional Hotel Equipment und Hepp werden ihnen die Speisen im Gastronomie und Hotellerie-Gewerbe stilvoll serviert
Früher nur tarifliche Stichproben
Chiara Utech ist in der Zentrale in Geislingen an der Steige mit für die Organisation des Transportmanagements zuständig. Sie be schreibt, wie die Frachtenprüfung vor Solvares Logistics aussah: „Bevor wir das Projekt gestartet haben, war eine sachliche Prüfung überhaupt nicht möglich. Das heißt, wir konnten zwar prüfen, ob das, was wir mit dem Transportdienstleister vereinbart hatten, passt, ob es korrekt abgerechnet wird. Aber wir haben nicht geprüft: Wurde es auch tatsächlich sachlich so vollzogen vom Dienstleister?“
Theoretisch hätten also Leistungen in Rechnung gestellt werden können, die nicht erbracht wurden. „Aus Kapazitätsgründen haben wir eine rein tarifliche Prüfung von zehn Prozent der Gesamtrechnung durchgeführt“, so Chiara Utech. „Also sehr wenig im Vergleich zu dem, worüber wir jetzt verfügen: eine hundertprozentige sachliche und tarifliche Prüfung, was uns natürlich enorm viel Kosten einspart und auch das ganze Geschäft für uns deutlich transparenter gemacht hat.“
Ins Rollen kam das Thema „Outsourcing der Frachtenprüfung“ 2019 mit einer entsprechenden Ausschreibung der Dienstleistung, wie es bei WMF üblich ist. Es waren noch ein paar andere Dienst leister im Gespräch, aber WMF entschied sich schließlich für Solvares Logistics. Was bei den Logistikexperten vor allem überzeugte, waren die positiven Referenzen. WMF sprach mit einigen Kunden, die bereits von Solvares Logistics betreut wurden. Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal des Spezialisten für Transportmanagement, Frachtenrevision und Logistikberatung war „der direkte Kontakt zu einer einzigen Person, einer Projektleitung. Wir fühlten uns von Anfang an sehr gut aufgehoben.“
Vor dem Erfolg stand die Datenarbeit
Nach der Entscheidung für Solvares Logistics war zunächst intensive Vorarbeit gefragt. „Wir haben lange gebraucht, bis wir unsere Sendungsdaten aufbereitet hatten.“ WMF hat dabei sehr von den Erfahrungen und der Beratung von Solvares Logistics profitiert. „Wir haben permanent Unterstützung bekommen. Es hat uns sehr geholfen, dass wir das Know-how, das Solvares Logistics in anderen Projekten aufgebaut hat, nutzen konnten, also zu erfahren: Wie sind andere Kunden in solchen Fällen vorgegangen?“
Der Kick-off für die Frachtenrevision durch Solvares Logistics war dann im Juni 2021. Nach und nach wurden die einzelnen Dienstleister angebunden. Mittlerweile sind neun Dienstleister umgestellt, das heißt, alle Speditionen bzw. Straßenfrachten. An der Umstellung der Paketdienstleister wird gerade gearbeitet.
Und so sieht der Prozess der Frachtenrevision heute aus: WMF liefert weltweit, das heißt, Solvares Logistics prüft sowohl nationale als auch internationale Frachten. Abgerechnet wird teils im wöchentlichen, teils im zweiwöchentlichen Rhythmus. Die Rechnungen kommen per PDF und per CSV-Datei direkt zu Solvares Logistics oder sie werden beispielsweise auf einen SFTP-Server gelegt und Solvares Logistics zieht sie automatisiert von dort.
Dasselbe gilt für die Sendungsdaten, die von WMF aus deren ERP-System bereitgestellt werden.
Solvares Logistics bringt Rechnungs-, Sendungs- und Tarifdaten zusammen und überprüft die Rechnungen sachlich wie tariflich. Am Ende wird ein Soll-Ist-Vergleich ausgegeben: Was wurde berechnet und was hätte laut WMF-Daten berechnet werden dürfen? Nur bei Unklarheiten spielt Solvares Logistics den Soll-Ist-Vergleich an WMF weiter.
Am Anfang der Zusammenarbeit war dies noch anders, da zunächst kein Toleranzrahmen eingestellt war. „Das heißt, es kam erst einmal alles zu uns“, sagt Utech, „was ich persönlich sehr gut fand, da wir so auch nochmal ein ganz anderes Gefühl für den Prozess, aber auch für unsere Dienstleister bekommen haben. Nach einer Weile haben wir dann Toleranzen vereinbart, weil wir natürlich auch nicht immer zu 100 Prozent korrekte Stammdaten haben, was zu einer Differenz zwischen Soll und Ist der Abrechnung führen kann.“
Das, was zu reklamieren ist, klärt Solvares Logistics direkt mit dem Transportdienstleister, WMF braucht sich selbst nicht mehr um das Reklamationsmanagement kümmern. Ein weiterer Vorteil für WMF: „Es wird nicht nur der Frachtpreis an sich ausgegeben, sondern auch jede einzelne Nebengebühr“, erklärt Utech. „Wir können so die Daten entsprechend auch verwenden, um zum Beispiel Auffälligkeiten festzustellen, also etwa, welche Nebengebühr am häufigsten abgerechnet wird.“ Dieses Wissen ist unter anderem für Ausschreibungen nützlich.
Wenn alles geklärt ist, erfolgt die automatische Übertragung der Daten von Solvares Logistics zu WMF bzw. nach SAP, wo die Buchungsdatei eingespielt wird. Der Prüfungsaufwand für das
Transportmanagement hat sich auf die gelegentliche Klärung des Soll-Ist-Vergleichs und eventuelle Eskalationen reduziert. „Wir haben uns bewusst dazu entschieden: Wenn wir ein Out-sourcing vornehmen, dann machen wir das zu 100 Prozent.“
Fast zwei Prozent der Frachtkosten gespart
Solvares Logistics erstellt ein monatliches Reporting, inklusive der erzielten Einsparungen. Darüber hinaus besteht für WMF die Möglichkeit, Auswertungen „auf Zuruf“ erstellen zu lassen, beispielsweise in Peak-Phasen von Ausschreibungen. Es wurden bis heute circa 2.000 Rechnungen überprüft. Durch die Frachtenrevision konnten fast zwei Prozent der Frachtkosten eingespart werden. Neben den Kosteneinsparungen konnte WMF durch das Outsourcing die internen Aufwände deutlich reduzieren.
Das Zwischenfazit von Chiara Utech nach Umstellung der Mehrzahl der Transportdienstleister: „Solvares Logistics hat Wort gehalten. Die Frachtenrevision hat sich wie versprochen schnell amortisiert.“ Hinzukommt eine transparente und einfache Abrechnung der Dienstleistung, nicht etwa in Form einer anteiligen Provision an den Einsparungen, sondern per Dienstleistungspauschale. „Das finden wir wirklich sehr fair. Auch dieses Vorgehen unterscheidet Solvares Logistics von anderen Dienstleistern und zeichnet die Qualität aus.“
Viel mehr als nur Outsourcing
Was sich in dem Projekt ebenfalls ausgezahlt hat: auf einen Dienstleister mit großer Erfahrung in der Transportlogistik zu setzen. Der Input von Solvares Logistics hat zu einer weiteren Professionalisierung des Transportmanagements bei WMF geführt: „Solvares Logistics hat uns in vielen Punkten geholfen. Es gab bei jedem einzelnen Transportdienstleister mindestens einen Aspekt, den wir wirklich nochmal komplett neu betrachten konnten“, so Utech.„Man entdeckt Dinge, von denen man dachte, sie laufen eigentlich schon gut, und merkt dann: okay, da müssen wir nochmal neu ansetzen.“ Voraussetzung ist allerdings auch, dass sich alle Parteien an einen Tisch setzen. „Hier haben unsere Dienstleister auch sehr gut mitgespielt“, betont Utech.
Der Wert des Projekts geht weit über die Kosteneinsparungen hinaus. Chiara Utech: „Der monetäre Aspekt ist natürlich sehr interessant. Aber die Zeit, die wir uns sparen und was wir an Wissen dazugewonnen haben, das ist enorm. Das Know-how auf unserer Seite ist gestiegen und die Transparenz in unserem Transportmanagement hat sich extrem erhöht.“
Aus den Auswertungen und Erkenntnissen der Frachtenrevision profitieren neben der Logistik auch der Einkauf und das Controlling. Zum einen können mögliche Kosten viel besser vorab eingeschätzt werden. Zum anderen fällt es leichter, Abgrenzungen vorzunehmen und Rückstellungen zu bilden. Solvares Logistics funktioniert hier auch als eine Art Frühwarnsystem und erkennt Auffälligkeiten, beispielsweise wenn von einem Dienstleister zwei, drei Wochen lang schon keine Rechnungen mehr kamen.
Die nächsten Schritte
Neben der Umstellung der Paketdienstleister plant WMF für die Zukunft, auch den gesamten Inbound-Bereich auf Solvares Logistics aufzugleisen. Denn die Eingangsfrachten sind nicht weniger komplex. Auch das BillingPortal von Solvares Logistics soll perspektivisch genutzt werden, ein Mediationsportal für Gutschriften und Eingangsrechnungen, das sich auch für Reports und Statistiken eignet. Darüber hinaus ist das Ziel, ein Transportkosten-Cockpit aufzubauen.
Dass auch diese Schritte gelingen, daran besteht nach den Erfahrungen mit den Experten von Solvares Logistics kein Zweifel. „Wenn wir einen anderen Dienstleister gewählt hätten, der nur eine bloße Frachtenrevision durchführt, das würde vielleicht funktionieren. Aber nicht in dieser Interaktivität. Trotz aller Mühen, die so ein Projekt natürlich auch kostet, da war immer auch die Freude, gemeinsam an der Sache zu arbeiten. Die permanente Abstimmung und das Know-how von Solvares Logistics waren wirklich Gold wert.”