Il est difficile d’imaginer travailler sans système de gestion des transports dans la logistique moderne. Découvrez ici ce qu’est un système de gestion des transports (TMS), quels avantages il offre et quelles fonctions il devrait avoir.
Définition TMS
Qu’est-ce qu’un système de gestion des transports (TMS) ?
Un système de gestion des transports (TMS) est une solution logicielle spécialisée qui permet aux entreprises de planifier, de contrôler et d’optimiser leurs processus de transport. Il sert de plateforme centrale pour la gestion de l’ensemble du réseau de transport, de la réception des commandes à l’expédition et à la planification des tournées, en passant par le suivi des envois et la facturation. Un TMS contribue à accroître l’efficacité, à réduire les coûts et à augmenter la satisfaction des clients en offrant plus de transparence et de contrôle sur l’ensemble du processus de transport.
Dans la logistique moderne, la gestion des transports est devenue indispensable. Elle aide à gérer la complexité croissante de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, à piloter les prestataires de services et à rendre les chaînes d’approvisionnement plus transparentes. Pour ce faire, une bonne mise en réseau avec d’autres systèmes (ERP, télématique, portails web, etc.) est également nécessaire.
Avantages d'un TMS
Un système de gestion des transports (TMS) moderne offre de nombreux avantages qui aident les entreprises à optimiser leurs processus de transport et de logistique. Les principaux avantages en détail :
- Réduction des coûts
Un TMS aide les entreprises à réduire les coûts de transport en optimisant la planification des tournées, en améliorant l’utilisation des moyens de transport et en négociant les meilleurs tarifs de fret. Grâce à l’automatisation des processus manuels, il réduit également les coûts administratifs. - Efficacité accrue
L’automatisation et la numérisation des processus de transport permettent un traitement plus rapide et plus efficace des ordres de transport. Un système de gestion des transports augmente la productivité et réduit le temps consacré aux tâches administratives.
- Transparence
Un TMS offre une transparence sur l’ensemble du processus de transport. Un système de gestion des transports bien équipé est la tour de contrôle centrale de la chaîne d’approvisionnement. Il permet de briser les silos et de relier les différents îlots, des fournisseurs à l’entrepôt en passant par les prestataires de transport.
- Meilleures décisions
Grâce à la collecte et à l’analyse complètes des données, un TMS fournit des informations précieuses qui permettent de prendre des décisions éclairées. Les entreprises peuvent identifier les tendances et les schémas, identifier les points faibles et améliorer continuellement leurs stratégies de transport.
- Amélioration du service client
Un système de gestion des transports contribue à améliorer la satisfaction des clients en garantissant des livraisons ponctuelles et fiables. Les fonctionnalités axées sur le client, telles que le suivi des envois en ligne et le bon de livraison électronique, sont également de plus en plus importantes dans les systèmes de gestion des transports.
- Conformité et gestion des risques
Enfin, un TMS aide les entreprises à respecter les dispositions légales et les normes spécifiques à la branche. Cela va de l’établissement des documents de transport nécessaires, tels que les bons de livraison, les documents douaniers et les lettres de voiture, à la documentation des certifications. De plus, il contribue à minimiser les risques en identifiant rapidement les problèmes potentiels et en prenant des mesures pour les résoudre.
- Évolutivité et adaptabilité
Un TMS approprié offre d’une part un large standard pour couvrir déjà de nombreuses tâches. D’autre part, il peut être adapté aux besoins et aux exigences spécifiques de l’entreprise utilisatrice. Il s’intègre facilement aux systèmes existants et est évolutif, c’est-à-dire qu’il peut croître avec la croissance de l’entreprise.
- Durabilité
En optimisant les tournées et en améliorant l’utilisation des moyens de transport, un TMS contribue à réduire les émissions de CO2 et la consommation de carburant. Il peut par exemple également prendre en charge les solutions de transport intermodal – intégration et optimisation de différents moyens de transport tels que l’air, la voie navigable, la route – afin de rendre utilisables des alternatives plus respectueuses de l’environnement. Ainsi, un TMS contribue aux objectifs de durabilité des entreprises.
Fonctions clés
d'un TMS
Planification, prise de décision et optimisation
La planification et l’optimisation de ses propres transports est l’une des fonctions centrales d’un système de gestion des transports. Il tient compte de différents paramètres tels que les dates de livraison, les capacités des véhicules, les conditions de circulation et les exigences des clients. Un TMS sert aussi souvent à la planification et à l’optimisation des transports externes par des prestataires de services.
Traitement des expéditions et exécution des transports
Le traitement des expéditions et l’exécution des transports comprennent toutes les activités liées au mouvement physique des marchandises. Un TMS aide à la gestion des documents de fret, à la sélection et à la commande de transitaires ainsi qu’à la surveillance de l’avancement du transport. Il veille à ce que toutes les informations soient disponibles à temps et correctement afin de garantir un déroulement sans problème.
Planification des tournées et surveillance des transports
Un système de gestion des transports devrait surtout proposer des fonctions pour la planification des tournées ou être en mesure d’intégrer les systèmes correspondants. Les planificateurs jouent un rôle central pour l’efficacité et la durabilité des transports. Une planification précise et rapide des tournées est aussi importante qu’une surveillance continue des transports afin d’éviter les goulets d’étranglement et de pouvoir garantir des livraisons ponctuelles.
Gestion des prestataires de services et intégration des fournisseurs
La connexion des prestataires de services et des fournisseurs au TMS simplifie l’interaction des acteurs du transport. Pour ce faire, les systèmes de gestion des transports misent sur des interfaces ou leurs propres add-ons tels qu’une saisie de commandes en ligne et une attribution de commandes basée sur le web (bourse de fret). L’utilisation des capacités des rampes et des portes peut également être mieux équilibrée à l’aide du TMS (gestion des rampes).
Gestion des coûts de fret
Une gestion efficace des coûts de fret est essentielle pour le contrôle des coûts et la rentabilité dans le secteur des transports. Un TMS offre des outils pour le calcul et la surveillance des coûts de fret, pour la gestion des tarifs de fret et pour l’optimisation des contrats de fret. Ainsi, les entreprises peuvent obtenir les meilleurs prix, éviter les coûts inutiles et mieux planifier leurs budgets de transport.
Vérification des factures et procédure de note de crédit
Un système de gestion des transports devrait permettre une vérification des factures systématique afin de réduire les efforts administratifs et de minimiser les erreurs de facturation. Les fonctions importantes sont ici par exemple un Invoice-Matching et la procédure de note de crédit.
Statistiques et analyses
La mesure et l’analyse de la performance du transport sont indispensables à une amélioration continue. Le système de gestion des transports fournit la base de données pour les outils de statistique et de contrôle de gestion afin d’analyser et d’optimiser les coûts de transport et les prestations logistiques. Ainsi, il est possible d’identifier les points faibles, de découvrir les potentiels d’optimisation et de prendre des décisions éclairées.
Comment fonctionne un système de gestion des transports ?
Un système de gestion des transports est une solution logicielle complexe qui intègre une multitude de fonctions afin de gérer et d’optimiser l’ensemble du processus de transport. Le fonctionnement d’un TMS peut être divisé en plusieurs étapes :
- Saisie et intégration des commandes
Un TMS commence par la saisie des ordres de transport. Les sources des ordres peuvent être différentes, par exemple les systèmes ERP, les WMS (Warehouse Management Systems) ou les saisies directes par les utilisateurs. L’intégration avec ces systèmes garantit un flux de données transparent et réduit les saisies manuelles et les erreurs.
- Planification et optimisation des tournées
Dès que les ordres sont saisis dans le système, la planification des tournées est effectuée. Le TMS utilise des algorithmes avancés pour calculer les tournées les plus efficaces en tenant compte de différents paramètres tels que les dates de livraison, les capacités des véhicules, les conditions de circulation et les exigences des clients. Cette optimisation aide à réduire les coûts de transport et à raccourcir les délais de livraison. Si vous exploitez votre propre parc de véhicules – ou un parc affrété à titre fixe, notre logiciel de planification OPHEO est un bon choix.
- Attribution du fret et gestion des transporteurs
Après la planification des tournées ou en parallèle, le fret est attribué à des transitaires ou à des transporteurs appropriés. Un TMS tel que LP2 permet de sélectionner les meilleurs fournisseurs en fonction des coûts, des performances et de la disponibilité. Il gère également la communication avec les transporteurs, y compris la transmission des ordres de transport et les confirmations de réception.
- Exécution et surveillance du transport
Pendant l’exécution du transport, le TMS suit le statut de chaque envoi. Il surveille le respect des tournées et des calendriers planifiés et offre souvent des mises à jour en temps réel sur la localisation des véhicules. Les solutions modernes telles que OPHEO pour le pilotage des tournées permettent une prévision permanente de l’ETA (Estimated Time of Arrival) afin de pouvoir réagir rapidement en cas de perturbations et de retards prévisibles.
- Gestion des coûts de fret et facturation
Un TMS aide également à la gestion des coûts de fret. Il calcule les coûts pour chaque envoi en fonction des tarifs et des conditions contractuelles convenus et permet la facturation précise des prestations de transport. Le système prend en charge la création automatique de factures et la gestion des paiements.
- Rapports et analyses
Une autre caractéristique importante d’un TMS est la capacité à établir des rapports et des analyses complets. Le système collecte et enregistre des données sur toutes les activités de transport et les met à disposition sous forme de rapports et de tableaux de bord. Les entreprises peuvent utiliser ces données pour surveiller les performances, identifier les tendances et prendre des décisions éclairées afin d’améliorer leurs stratégies de transport.
Conclusion
Les systèmes spécialisés créent des avantages
Grâce à l’intégration de ces différentes fonctions, un TMS offre une solution globale pour la gestion et l’optimisation de l’ensemble du processus de transport. Le grand avantage par rapport à un pilotage du transport via d’autres systèmes – par exemple à partir de l’ERP – réside dans la spécialisation.
Un système de gestion des transports tire le meilleur parti des différentes étapes partielles de la chaîne d’approvisionnement et assure en outre une gestion globale des transports qui réduit les coûts, augmente la transparence pour toutes les parties prenantes et accroît la satisfaction des clients.
Qui utilise un TMS ?
Les systèmes de gestion des transports sont utilisés par une multitude d’entreprises et d’organisations. Les principaux utilisateurs de TMS sont :
- Fabricants et producteurs
Les fabricants et les producteurs utilisent un TMS pour gérer le transport des matières premières vers leurs sites de production ainsi que l’expédition des produits finis vers les clients ou les entrepôts. Un TMS les aide à rendre les chaînes d’approvisionnement plus efficaces, à réduire les coûts et à assurer la livraison ponctuelle des marchandises.
- Détaillants
Les détaillants utilisent un TMS pour coordonner la distribution des produits des centres de distribution vers leurs magasins ou directement vers les clients finaux. Ceci est particulièrement important pour les entreprises de commerce électronique qui doivent offrir une livraison rapide et fiable dans le cadre de leur service client. Un TMS aide les détaillants à optimiser les stocks et à minimiser les coûts de transport.
- Prestataires de services logistiques et transitaires
Les prestataires de services logistiques et les transitaires utilisent un TMS pour répondre aux exigences complexes de leurs clients. Un TMS les aide à optimiser la planification et l’exécution des transports, à gérer les tarifs de fret et à offrir une transparence en temps réel sur la localisation et le statut des envois. Il leur permet également de mieux commercialiser leurs services et de renforcer la fidélisation de la clientèle. - Grossistes et distributeurs
Les grossistes et les distributeurs utilisent un TMS pour gérer le transport de grandes quantités de marchandises. Un TMS les aide à optimiser les tournées, à raccourcir les délais de livraison et à contrôler les coûts de fret. Il les aide également à gérer les retours et à respecter les dispositions légales. - Fournisseurs 3PL (Third-Party Logistics)
Les fournisseurs 3PL utilisent un TMS pour offrir à leurs clients des solutions logistiques complètes. Le TMS leur permet de gérer tous les aspects du processus de transport, de la réception des commandes à la planification des tournées en passant par le suivi et la facturation. À l’aide d’un TMS, ils peuvent proposer leurs services de manière plus efficace et plus économique. - Entreprises ayant des chaînes d’approvisionnement complexes
Les entreprises ayant des chaînes d’approvisionnement complexes et mondiales, comme par exemple dans l’ industrie automobile ou électronique, profitent particulièrement d’un TMS. Il leur permet de coordonner le transport international de marchandises, de gérer les droits de douane et les impôts et de s’assurer que toutes les réglementations sont respectées. - Petites et moyennes entreprises (PME)
Les petites entreprises peuvent également profiter des avantages d’un TMS. De nombreux fournisseurs de TMS proposent des solutions évolutives qui sont spécialement adaptées aux besoins des PME. Un TMS les aide à automatiser leurs processus de transport, à réduire les coûts et à accroître l’efficacité sans avoir à réaliser d’investissements élevés.
TMS de l'avenir
Le développement technologique ne cesse de progresser dans le domaine de la gestion des transports. Parallèlement, les systèmes de gestion des transports s’adaptent aux évolutions des exigences en matière de logistique, que ce soit en raison d’exigences légales ou de nouveaux modèles commerciaux.
Les systèmes de gestion des transports du futur seront caractérisés par des technologies avancées et des fonctions intelligentes. Voici quelques-unes des principales tendances et évolutions :
- Intelligence artificielle (IA) et apprentissage automatique
Les algorithmes basés sur l’IA analyseront des données complexes et feront des prédictions afin d’améliorer la planification et l’optimisation des transports.
- Assistants numériques
Les assistants numériques et les chatbots seront de plus en plus intégrés aux solutions TMS afin d’améliorer la convivialité et l’efficacité.
- Internet des objets (IoT)
Les capteurs IoT permettent un suivi précis en temps réel des envois et des véhicules, ce qui accroît la transparence et l’efficacité.
- Technologie de la blockchain
La blockchain assure des enregistrements sécurisés, transparents et inaltérables de toutes les transactions et de tous les processus de la chaîne d’approvisionnement.
- Véhicules autonomes
Les camions et les drones autonomes réduiront les coûts de transport et raccourciront les délais de livraison.
- Solutions basées sur le cloud
La technologie cloud offre des solutions TMS évolutives et flexibles, accessibles de partout et permettant une collaboration améliorée.
- Durabilité et logistique verte
Les futurs TMS mettront davantage l’accent sur la durabilité, y compris l’optimisation des itinéraires afin de réduire les émissions de CO2 et l’intégration de véhicules électriques.
Ces technologies modernes révolutionnent la gestion des transports et offrent aux entreprises la possibilité de rendre leurs processus plus efficaces, plus sûrs et plus économiques.