Performance pionnière dans la numérisation des transports de marchandises en vrac et des services d’élimination – Facturation accélérée – Plus de transparence – Économies annuelles de 100 000 bons de livraison imprimés
1er décembre 2021 – Avec l’introduction du bon de livraison électronique dans le secteur de l’approvisionnement et de l’élimination à court terme, OTTO DÖRNER Kies und Deponien GmbH a franchi une nouvelle étape dans le cadre de sa stratégie de numérisation. En collaboration avec Solvares Logistics (anciennement opheo Solutions GmbH) et le logiciel de gestion des transports et de planification opheo, l’entreprise familiale a déjà remplacé les bons de livraison papier traditionnels au printemps 2021.
Environ 98 000 tournées de chantier par an bénéficient de cette solution pour la livraison de gravier et de sable ainsi que pour l’élimination de divers matériaux. Grâce à la numérisation du processus, les accusés de réception sont mis à la disposition de toutes les parties prenantes sans délai, ce qui accélère la facturation et augmente la satisfaction des clients. De plus, la nouvelle solution permet d’économiser environ 100 000 bons de livraison imprimés et de nombreuses cartouches d’imprimante coûteuses chaque année.
Avec son centre de contrôle des transports opheo et sa solution télématique opheo MOBILE, Solvares Logistics est déjà l’un des partenaires informatiques d’OTTO DÖRNER depuis 2015. Au début de la coopération, les 140 véhicules propres et externes d’OTTO DÖRNER dans le secteur du gravier, du sable et des décharges ont été équipés de tablettes Samsung dotées de l’application télématique opheo MOBILE. L’application joue également un rôle clé dans les bons de livraison électroniques et les cartes de pesée, en guidant les conducteurs étape par étape à travers les processus de livraison et d’enlèvement.
« Jusqu’à présent, il n’existait pas de bons de livraison électroniques pour les transports de marchandises en vrac et les services d’élimination, car de nombreux facteurs d’influence, cas particuliers et étapes intermédiaires doivent être pris en compte », explique la chef de projet Steffi Weber, responsable du secteur commercial chez OTTO DÖRNER Kies und Deponien GmbH. Le développement des processus numériques de livraison et d’élimination par Solvares Logistics s’est donc fait en étroite collaboration avec les cadres, les conducteurs et les planificateurs. « La collaboration avec l’équipe de développement pragmatique de Solvares Logistics a été formidable », souligne Weber.
Le conducteur est « très bien soutenu par l’application, de sorte qu’aucune information n’est oubliée lors de la documentation des commandes et que les erreurs peuvent être presque exclues ». La fondé de pouvoir cite comme exemple la saisie des temps d’attente ou la documentation des déplacements infructueux.
Lors de la livraison de gravier ou de sable sur un chantier, le conducteur a avec lui une carte de pesée et un bon de livraison électronique, qui est signé sur la tablette lors de la réception de la marchandise. La carte de pesée est scannée à l’aide de l’application opheo MOBILE et de la caméra intégrée à la tablette et convertie en un document PDF. Ce fichier est automatiquement ajouté à la commande respective et est immédiatement disponible pour la facturation, l’envoi numérique de documents et l’archivage. De plus, les données et les documents sont automatiquement mis à la disposition des clients par e-mail.
Lors de l’enlèvement ou de l’élimination de matériaux d’un chantier, opheo génère un bon de livraison électronique provisoire « à l’état brut ». À ce stade, ni le poids de la cargaison, ni la nature exacte des matériaux ne sont connus. Le client accuse réception du bon de livraison provisoire avec une quantité planifiée sur la tablette du conducteur, tandis que les informations réelles sur le poids et le type de matériau ne sont déterminées et transmises à opheo qu’à la décharge.
Les bordereaux de pesée créés ici sont également encore établis de manière analogique et scannés avec l’application opheo MOBILE, d’autant plus que les points de déchargement ne sont pas toujours des sites du groupe OTTO DÖRNER. La numérisation complète de ces documents devrait suivre dans un projet ultérieur. « La numérisation des bons de livraison et des bordereaux de pesée en une seule étape aurait été trop vaste », rapporte Weber, qui avait planifié très soigneusement le processus de conversion des bons de livraison.
Cela comprenait également l’information précoce des quelque 3 000 clients actifs sur les changements à venir. « La conversion a été une intervention dans le flux de travail de nos clients, dont l’éventail va du petit paysagiste au grand groupe de construction », explique la chef de projet. Dans ce contexte, OTTO DÖRNER avait fait imprimer plusieurs milliers de flyers d’information et les avait fait distribuer aux clients par les conducteurs avant la conversion au 1er février 2021. Il y était précisé que les clients recevraient à l’avenir des documents numériques au lieu des copies papier habituelles. Bien que quelques questions se soient posées dans les premières semaines après la mise en service, les clients sont désormais convaincus des avantages des bons de livraison électroniques.
Conclusion : Les attentes d’OTTO DÖRNER concernant le bon de livraison électronique ont été satisfaites. Dans ce contexte, la société sœur OTTO DÖRNER Kies und Umwelt GmbH est également en train de passer aux documents d’accompagnement numériques.