Étude de cas
Krones AG a externalisé la vérification des factures à Solvares Logistics, ce qui a considérablement amélioré la qualité de la facturation. La détection des écarts de facturation a rapidement permis de réaliser d’importantes économies sur les frais de transport. De plus, le processus à l’épreuve des audits fournit des données pour les appels d’offres, les offres et les négociations avec les transporteurs.
Krones ne cesse de croître, et pas seulement dans son cœur de métier, la technologie d’embouteillage et d’emballage. De nombreuses évolutions mondiales à long terme soutiennent cette croissance. La croissance de la population mondiale, l’augmentation de la classe moyenne consommatrice dans les pays émergents et l’exode des populations vers les villes augmentent la demande de boissons emballées.
Une tâche gigantesque impopulaire
Ces tendances se reflètent dans les dépenses logistiques du constructeur de machines et d’installations coté en bourse : dès 2015, les coûts annuels des transports mondiaux avec tous les modes de transport s’élevaient à 100 millions d’euros, ce qui correspondait à environ 150 000 postes de facturation. L’éventail des prestations s’étend des pièces de rechange expédiées par coursier dans toute l’Europe aux installations d’embouteillage transportées dans le monde entier. En moyenne, 150 justificatifs doivent être vérifiés chaque jour et, le cas échéant, faire l’objet d’une réclamation auprès des transporteurs. Une tâche gigantesque qui n’était pas très appréciée des collaborateurs concernés.
« Le contrôle des factures était auparavant entre les mains d’une équipe de deux personnes qui, en raison de la quantité, ne pouvaient travailler que par sondage », se souvient Caroline Stuhldreher, chef de projet dans le domaine de la logistique chez Krones. « Nous souhaitions améliorer notre qualité dans ce domaine et recherchions une solution externe qui, en tant qu’instance neutre, puisse vérifier l’exactitude de toutes les factures », ajoute Thomas Wander, responsable des opérations logistiques CPL de Krones AG.
La protection des données comme critère
Après une phase de sélection intensive avec différents fournisseurs, Krones a opté pour la vérification professionnelle des factures de Solvares Logistics. « Solvares Logistics ne se contente pas de détecter les éventuelles erreurs de facturation, mais prend également en charge la clarification et la facturation avec les transporteurs », rapporte Mme Stuhldreher. Un autre critère important pour elle était la protection des données : « Nous avons examiné les processus de très près et constaté que Solvares Logistics traitait les données de facturation sensibles avec beaucoup de soin. » De plus, le responsable de l’audit de Krones AG avait déjà eu de bonnes expériences avec les prestations de Solvares Logistics et a servi de référence positive. Enfin, la proximité géographique a également plaidé en faveur de la coopération. Alors que Krones est basée à Neutraubling, près de Ratisbonne, une partie de Solvares Logistics est basée à Nuremberg, à près de 120 kilomètres.
Le passage d’un contrôle des factures interne à un contrôle externe s’est fait en plusieurs étapes. Dans un premier temps, ce sont les grands prestataires de services logistiques qui ont été concernés, ceux qui réalisent le plus de chiffre d’affaires avec Krones. Les transporteurs se sont montrés très coopératifs, d’autant plus que beaucoup connaissaient déjà la procédure par d’autres clients.
Pour chaque prestataire de services, Solvares Logistics a mis en place une interface afin de transformer les factures en un format Excel précisément défini. Les données Excel sont ensuite importées dans le système informatique de Solvares Logistics et comparées aux conditions qui y sont enregistrées. « Nous avions constitué une petite équipe de projet commune qui a travaillé ensemble de manière très efficace. Aujourd’hui encore, les experts de Solvares Logistics sont à nos côtés lorsque nous avons des demandes d’adaptation », se félicite M. Wander.
Des économies de plusieurs millions d’euros
Le processus entièrement sans papier fonctionne sans erreur depuis 2017. Dès la première année, des écarts de facturation d’un montant de 288 000 euros ont été détectés. En 2019, 70 % des transporteurs mandatés étaient déjà intégrés dans le processus.
À l’époque, les différences constatées, respectivement les économies de frais de transport, s’élevaient à 1,3 million d’euros. Depuis, le taux d’erreur a diminué, car les obstacles et les malentendus sont systématiquement mis au jour et corrigés. « Nous ne supposons pas qu’un transporteur facture intentionnellement de manière incorrecte », souligne Mme Stuhldreher.
L’utilité de la vérification professionnelle des factures ne réside toutefois pas uniquement dans les coûts économisés. « C’est aussi une question de conformité, car il s’agit tout de même de beaucoup d’argent. Avec Solvares Logistics, nous disposons désormais d’un processus sûr, ce qui réjouit notamment nos auditeurs de factures », explique M. Wander. De plus, Krones dispose désormais d’une base de données contenant toutes les informations de facturation, qui sont utilisées lors des appels d’offres et du calcul de nouveaux projets. « Nous pouvons désormais entamer de nouvelles négociations très concrètes avec les transporteurs », explique Mme Stuhldreher. Lors de ces entretiens, les taux de réclamation des factures passées jouent également un rôle.
Offres optimisées
Les données collectées pourraient à l’avenir apporter d’autres avantages. « Avec Solvares Logistics, nous recherchons actuellement un moyen de simplifier notre système d’offres sur la base de données de masse », décrit M. Wander les réflexions en cours.
Jusqu’à présent, le calcul du transport d’une installation d’embouteillage était basé sur des factures de transport individuelles du passé. À l’avenir, les données de masse anonymisées issues de l’ensemble du savoir-faire de Solvares Logistics pourraient également être utilisées afin de se rapprocher le plus possible des coûts réels.
Conclusion
Avec la vérification professionnelle des factures par Solvares Logistics, Krones AG dispose d’un processus confortable et à l’épreuve des audits, qui s’amortit année après année grâce aux frais de transport économisés. De plus, les données collectées assurent une grande transparence et fournissent une base idéale pour les appels d’offres, les offres et les négociations de prix. Enfin, la prise en charge de la vérification et la clarification directe des divergences avec les transporteurs par Solvares Logistics soulagent les collaborateurs de Krones.