Die meisten Unternehmen haben grundsätzlich viele Transportdaten. Das Problem ist: Sie liegen selten an einem Ort und selten in einer Form, die eine durchgängige Prüfung erlaubt. 

Frachtkosten landen als Gesamtbetrag in der Buchhaltung 

In vielen Setups sieht das ERP vor allem den Buchungsbetrag. Für Finance ist das zunächst ausreichend: Die Rechnung wird gebucht, die Kostenstelle stimmt, der Lieferant ist bekannt. 

Für die Transportkostensteuerung reicht diese Sicht aber nicht immer aus. Denn der Gesamtbetrag beantwortet nicht, welche Sendung welche Kosten verursacht hat, ob ein Zuschlag korrekt berechnet wurde oder ob eine Abweichung zur Konditionsvereinbarung vorliegt. 

Tarifdaten sind häufig nicht prüffähig strukturiert 

Konditionsvereinbarungen liegen oft als PDF, Excel-Datei oder E-Mail-Anhang vor. Fachlich ist das nachvollziehbar. Für eine automatisierte Frachtrechnungsprüfung ist es aber schwierig. 

Damit ein System Rechnungen prüfen kann, müssen Tarife, Zuschläge, Staffelgrenzen und Gültigkeiten strukturiert hinterlegt sein. Erst dann lässt sich berechnen, welche Kosten für eine konkrete Sendung eigentlich hätten entstehen sollen. 

Sendungsdaten, Rechnungen und Konditionen sind nicht verbunden 

Viele Auswertungen scheitern nicht daran, dass Daten fehlen. Sie scheitern daran, dass sie getrennt voneinander existieren. 

Die Sendung liegt im ERP oder TMS. Die Rechnung liegt in der Buchhaltung. Die Kondition liegt im Vertrag. Wer wissen will, ob die Rechnung zur Sendung und zur Kondition passt, muss diese Quellen zusammenführen. 

Wenn das nur punktuell passiert – etwa für Monats-, Quartals- oder Jahresauswertungen –, entsteht keine laufende Steuerungsinformation. Dann sieht das Unternehmen zwar die Gesamtfrachtkosten, aber nicht die Ursachen dahinter.